De perfecte voorbereiding is het halve werk

Je weet waar je heen wil, je weet wat jouw merk nodig heeft en hebt een helder budget. Op basis van jullie DNA maak je een voorselectie uit PR-bureaus die passen qua DNA, bewezen successen, gewenste omvang, klantprofielen en uitstraling. Deze bureaus stuur je een briefing en je polst de interesse. In de briefing staat duidelijk welke doelen je voor ogen hebt, welk budget daar voor beschikbaar is en wat de contractsduur is. Je nodigt de geïnteresseerde PR-bureaus uit voor een betaalde pitch. In mijn blog Pitchen is niet gratis ideeën shoppen, leg ik uit hoe je dat op een goede en eerlijke manier doet. Heb je geen zin om door te klikken, dan highlight ik hier een aantal belangrijke zaken:

1. Verdiep je in het PR-bureau, zodat je weet wie je in huis haalt. Recentelijk verloren wij een pitch vanwege onze data-gedreven PR aanpak. Te innovatief, zo kregen wij te horen. Bij het lezen van onze blogs is direct en duidelijk te lezen dat wij daar in investeren. Gek om   daardoor verrast te worden. Gelukkig wonnen wij om diezelfde reden vorige week wél een pitch.
2. Bezoek het PR-bureau om de sfeer te proeven, het bureau van binnen te beleven en de mensen face-to-face te zien.
3. Daag uit en laat ruimte voor discussie. Op die manier zijn wij op ons best en merk je direct wat voor vlees je in de kuip hebt.

Pay peanuts, get monkeys

Omdat je je zorgvuldig hebt gezocht naar  passende bureaus, heeft de pitch je al veel tijd gekost. Deze investering in tijd vraag je ook van de PR-bureaus. Beloon ze daarom met een pitchfee. Dat is vaak ongebruikelijk in de creatieve wereld, maar vergelijk het eens met het laten maken van drie gerechten door koks, er smakelijk van eet, het recept vraagt en dan twee gerechten terug stuurt zonder daarvoor te betalen. Best gek toch? Bovendien kun je bij een betaalde pitch afspraken maken over het gebruik van de ideeën van de verliezende bureaus. Win-win voor alle partijen.

Creëer duidelijkheid

Laat duidelijk weten wat de duur van overeenkomst is, wat het budget is en wanneer je de knoopt doorhakt. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Zorg ook dat het gestelde budget daadwerkelijk beschikbaar is en laat tijdens de pitchperiode geen nieuwe bureaus instappen. Het klinkt gek, maar het gebeurt in de praktijk toch echt.

4 kliks

Zorg dat je een klik hebt met de mensen bij het bureau, dat het een plek is waar je graag komt en dat de visie aansluit bij hetgeen je zoekt. Maak duidelijk afspraken over contactmomenten, rapportages en verwachtingen. Zo hou je na het vinden van een PR-bureau ook je relatie goed.